CODE of CONDUCT


Ethik, Verschwiegenheit, Unabhängigkeit und Objektivität

 

Für die Zertifizierungsstelle ARS PROBATA GmbH sind Prinzipien wie ethisches Verhalten, berufliche Sorgfalt, faire, ehrliche und unabhängige Vorgehensweise sowie auf Nachweisen beruhende sachliche Darstellungen die Basis ihrer Arbeit. Sie richtet sich nach den internationalen und lokalen Gesetzen und den Regelungen der anzuwendenden Standards.

Zentrale Inhalte unserer Unternehmensphilosophie sind Fairness und Respekt im Umgang mit und im Verhalten zu Geschäftspartnern und Kollegen. Wir unterlassen jegliche Diskriminierung z.B. aufgrund von Geschlecht, Hautfarbe, Alter, Religionszugehörigkeit oder Behinderung.

 

Verschwiegenheit gegenüber Dritten ist oberstes Gebot jedes Mitarbeiters. Das impliziert einen sachgerechten, vertraulichen, sorgfältigen Umgang mit allen Unterlagen (Dokumenten, Aufzeichnungen u.ä.) der Auftraggeber. Es ist untersagt, jegliche Daten von Auftraggebern, Systemträgern, Behörden sowie interne Daten an Unbefugte bekannt zu geben oder ihnen zugänglich zu machen. Mobiltelefone dürfen nicht ohne ausdrückliche Erlaubnis des Kunden mit in Produktionsbereiche genommen werden. Das Fotografieren bedarf einer schriftlichen Genehmigung des Kunden. Kopien von Dokumenten werden nur mit Genehmigung des Kunden mitgenommen.

 

Der gesamte Zertifizierungsprozess, besonders die Tätigkeit der Auditoren muss eine Auditierungsleistung sichern, die es ermöglicht, dass Auditoren, unabhängig voneinander und unter gleichartigen Umständen zu gleichartigen Schlussfolgerungen gelangen. Nach bestem Wissen und Gewissen verfahren die Auditoren bei der Durchführung und/oder Absicherung der Auditierungstätigkeit auf der Basis der DIN EN ISO 19011.

 

Die Grundsätze unserer Arbeitsweise sind Objektivität, Vertraulichkeit und Unparteilichkeit. Die Zertifizierungsstellenleitung (ZSL) ist über frühere und gegenwärtige Verbindungen zu Auftraggebern bei der Beauftragung zu informieren. Sollten bestimmte Informationen erst während der Audittätigkeit bekannt werden, ist dieser Informationspflicht unverzüglich nachzukommen.

Über persönliche Verbindungen jeglicher Art zu Auftraggebern ist die ZSL im Vorfeld der Auftragsrealisierung zu informieren. Die ZSL entscheidet dann über die Realisierung. Über mögliche Interessenkonflikte, die noch bis zu einem Jahr im Nachgang der Auditierung bekannt werden, ist die ZSL gleichermaßen zu informieren.

 

Wir lehnen unlauteres Geschäftsgebaren ab und wenden uns mit Nachdruck gegen jegliche Form von Korruption, Bestechung und Bestechlichkeit. Bereits der Versuch in eine solche Richtung stellt einen Verstoß gegen den ARS PROBATA Code of Conduct dar und muss gemeldet werden. Um in derartigen Situationen dem Kunden gegenüber nicht unhöflich zu reagieren, ist folgendes zu beachten:

• Die Reaktion des Mitarbeiters auf Angebote solcher Art muss angemessen sein.

• Gastfreundschaft, Bewirtung und Geschenke müssen sich in einem angemessenen und jederzeit vertretbaren Rahmen bewegen.

• Als Richtschnur gilt: Die Annahme von Geschenken mit einem Wert größer 10,-€ ist nicht gestattet.

• Jeder Vorgang ist transparent zu machen, d.h. unmittelbar danach ist der Sachverhalt der ZSL bekannt zu geben. Dann wird auch entschieden, ob ein Präsent abzugeben ist.

• Die Annahme von Geld oder anderen Vergünstigungen führt automatisch zur fristlosen Kündigung.

 

Wird seitens des Auftraggebers auf mögliche Konsequenzen hingewiesen, die einen gewissen Druck bei der Erarbeitung des Auditergebnisses spüren lassen, sind alle Mitarbeiter verpflichtet, dies der Zertifizierungsstellenleitung mitzuteilen. Die ZSL prüft, inwieweit eine Entbindung von der weiteren Bearbeitung im Zertifizierungsverfahren erforderlich ist.

 

Die Mitarbeiter versichern, im Zusammenhang mit der Zertifizierungstätigkeit keine Beratungen durchzuführen. Zurückliegende Beratungstätigkeit ist vor der Auftragsdurchführung an die Zertifizierungsstellenleitung zu melden. Wir sind nicht bei der Vermittlung von Roh- u./o. Hilfsstoffen oder sonstigen Dienstleistungen behilflich.

 

Dieser Code of Conduct ist Bestandteil der Arbeitsaufgaben jedes Mitarbeiters. Verstöße jeglicher Art dagegen sind der Zertifizierungsstellenleitung umgehend zu melden.

 

 

Berlin, Februar 2012

 

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